Sokan túlterheltek az e-mailjeik miatt. Naponta több száz üzenetet kapunk. Könnyű elveszíteni a fonalat, hogy mi a fontos. Következésképpen a teendőlistáink egyre nagyobbak lesznek. A stressz-szintünk is megnő. De van egy jobb módja a dolgok kezelésének. Egyszerű trükkök elsajátításával visszaveheti az irányítást. Fedezzük fel tehát az e-mail szakértők világát.
Az üres beérkező levelek titka
Az e-mail szakértők gyakran alkalmazzák a "Beérkező brother mobiltelefon listája levelek nulla" nevű módszert. Ez nem azt jelenti, hogy egyáltalán nincsenek e-mailjei. Inkább azt jelenti, hogy a beérkező levelek mappája csak az új üzenetek helye. Minden e-mailnek egyértelmű célja van. Vagy cselekszik rajta, törli, vagy áthelyezi egy másik mappába. Így a beérkező levelek mappája tiszta és rendezett marad.
Ennek eléréséhez meghatározott időpontokat kell kijelölnöd. Például naponta csak kétszer ellenőrizheted az e-mailjeidet. Ez megakadályozza, hogy elvonja a figyelmedet. Továbbá gyorsan el kell döntened, hogy mit kezdj az egyes üzenetekkel. Ne hagyd, hogy az e-mailek napokig ott álljanak. Ha kevesebb, mint két percet vesz igénybe a válaszadás, tedd meg azonnal. Ellenkező esetben ütemezz be egy időpontot a későbbi feldolgozásra. Ez a fegyelmezett megközelítés kulcsfontosságú.
A nagyszerű e-mailek írásának művészete
Egy jó e-mail megírása készség. A szakértők tudják, hogyan kell olyan üzeneteket írni, amelyeket elolvasnak és reagálnak rájuk. A tárgy nagyon fontos. Világosnak és tömörnek kell lennie. Egy jó tárgy pontosan megmondja az olvasónak, hogy miről szól az e-mail. Segít nekik a prioritások meghatározásában. Így nagyobb valószínűséggel nyitják meg az e-mailt.
Ezután, legyen az üzeneted rövid és lényegre törő. Senki sem akar hosszú e-mailt olvasni. Kezdj egy barátságos üdvözléssel. Ezután fogalmazd meg világosan a lényeget. Használj egyszerű nyelvet. Használj felsorolásjeleket vagy számozott listákat, ha több mondanivalód van. Ezáltal az e-mailed könnyen olvasható lesz. Végül udvarias lezárással és a neveddel zárd.
E-mailes életed rendszerezése
A rendszerezés az e-mail szakértővé válás lelke. Szükséged van egy olyan rendszerre, amely működik számodra. Kezdd mappák létrehozásával. Lehetnek mappáid a "Projektek", a "Család" és a "Fontos dokumentumok" számára. Amikor e-mail érkezik, helyezd át a megfelelő mappába. Ez rendben tartja a beérkező leveleidet.
A címkék vagy címkék használata is nagyon hasznos lehet. A címkék olyanok, mint a virtuális öntapadós cetlik. Megcímkézhetsz egy e-mailt "Sürgős" vagy "Teendő"-ként. Ez lehetővé teszi, hogy később gyorsan megtaláld a dolgokat. Olyan, mintha egy digitális irattartó szekrényed lenne. Minden fontos információd kéznél van.
Intelligens eszközök és funkciók használata
A modern e-mail programok számos nagyszerű eszközzel rendelkeznek. Használatuk megtanulása hatalmas előny. Például beállíthatsz szűrőket. A szűrők automatikusan rendezik az e-maileket. Egy adott feladótól érkező összes e-mailt egy adott mappába küldhetik. Ennek következtében a beérkező leveleid tisztábbak maradnak.
Egy másik nagyszerű eszköz a "Szundi" gomb. Ha olyan e-mailt kapsz, amellyel most nem tudsz foglalkozni, szundítsd el. Eltűnik, majd később újra megjelenik. Ez segít abban, hogy a mai nap fontos dolgaira koncentrálj. Tanulj meg sablonokat is használni. Ha gyakran küldesz ugyanolyan típusú e-maileket, hozz létre egy sablont. Ez sok időt takarít meg.
Jó e-mail szokások kialakítása
Az e-mail szakértővé válás nem a gyors megoldásról szól. Arról szól, hogy idővel jó szokásokat alakíts ki. Az új munkamódszer iránti elkötelezettséggel kezdődik. Mindig ne feledd, hogy légy udvarias az e-mailjeidben. Már egy egyszerű "kérem" és "köszönöm" is sokat számít. Vigyázz arra is, mit mondasz. Egy e-mail könnyen továbbítható.
Végül tarts szünetet a beérkező leveleidtől. Rendben van, ha félreállsz. A mentális egészséged fontosabb, mint egy üres postafiók. Ezekkel a tippekkel uralhatod az e-mailjeidet. Hatékony eszközzé teheted a sikerhez. Többé nem leszel e-mail áldozat. Ehelyett igazi e-mail szakértő leszel.